Административната част е първата и най-спешна задача при настъпване на смърт. Погребалната агенция поема по-голямата част от този процес, но Вие трябва да предоставите основните документи.

1. Първоначални документи (предоставят се от Вас) Тези документи са необходими, за да може агенцията да започне работа.

• Лична карта на покойника: Необходима за издаване на всички следващи документи.
• Медицинско свидетелство за смърт (Съобщение за смърт): Издава се от лекаря (в болница, хоспис, личния лекар или лекар на агенцията), който е констатирал смъртта. Без този документ нищо не може да започне.
• Документ на роднината: Вашата лична карта и документ, удостоверяващ родствена връзка (ако е необходимо).

2. Основни документи (издават се от агенцията) След като получи медицинското свидетелство, агентът организира:

• Акт за смърт (работно копие): Издава се от общината (отдел „Гражданско състояние“) по място на смъртта или постоянен адрес на покойника. Той е основният официален документ за погребението. Оригинал има право да получи само пряк наследник на починалото лице от отдел „Гражданско състояние“ срещу личната си карта.
• Разрешение за погребение: Издава се от гробищния парк и дава право за извършване на погребението.
• Условия за семеен (наследствен) гроб: За получаване на разрешение за погребение в семеен (наследствен) гроб е необходимо да се представи документ за родствена връзка или удостоверение за наследници, удостоверяващ роднинската връзка между починалото лице и титуляра на гроба (първия положен в него).
• Ако починалото лице няма пряка родствена връзка с титуляра на гроба (напр. е снаха, зет или друг роднина не по права линия), се изисква писмено съгласие от всички преживели преки наследници на първия положен. Това съгласие се дава лично от всеки наследник в администрацията на съответния гробищен парк, чрез попълване на предоставен от администрацията на парка формуляр за съгласие.
• Разрешение за кремация (ако се изисква кремация): Издава се от лекаря, констатирал смъртта.

3. Допълнителни Документи

• За Социални Помощи: Удостоверение за наследници, което е нужно за получаване на еднократната помощ за погребение от НОИ (Националния осигурителен институт).
• Международен Транспорт: Ако има нужда от транспорт на тленни останки в чужбина, са нужни допълнителни документи, като международен паспорт, апостил и др.